Правила электронной подписи и электронных журналов

Правила применения простой электронной подписи и ведения электронных журналов

Подтверждение по номеру телефона в сервисе Normatica

Версия 1.7, действует с 07.10.2026

Редакция действует с даты, указанной выше. Документ проходит плановую проверку практикующим юристом по IT, персональным данным и электронному документообороту; уточнения публикуются здесь же с указанием новой даты и версии.

Что изменилось в версии 1.4 (04.09.2026): после прекращения Подписки Записи доступны в Архивном режиме ограниченный срок, затем удаляются вместе с Объектом (п. 9.3).

Что изменилось в версии 1.5 (07.09.2026): в доказательственный пакет добавлен IP-адрес устройства подписанта на момент подписи (раздел 5).

Что изменилось в версии 1.6 (07.10.2026): описание доказательственного пакета и выгрузки приведено к работе Сервиса — код подтверждения не хранится ни в каком виде, номер телефона маскируется в выгрузке, выгрузка формируется в формате docx (разделы 5, 9); доказательства подписания хранятся после удаления Записей в сроки Политики (п. 9.3); описана подпись по Персональной ссылке для подписанта без номера телефона (пп. 1.2, 3.1, раздел 4); Правила принимаются до первой подписи (раздел 4); уточнены нумерация и ссылка на закон об электронной подписи.

Что изменилось в версии 1.7 (07.10.2026): подпись по Персональной ссылке без подтверждения по телефону исключена — подпись формируется только с подтверждением на закреплённом номере (пп. 1.2, 3.1, раздел 4).

1. Назначение и участники

1.1. Правила устанавливают соглашение о ПЭП между Оператором, Заказчиком, Представителями, инструктирующими и Участниками в пределах электронных документов Сервиса, а также порядок ведения Заказчиком электронных журналов Сервиса.

1.2. ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом посредством подтверждения на закреплённом номере телефона.

1.3. Правила применяются после явного принятия подписантом до первой подписи.

2. Документы, подписываемые ПЭП

2.1. ПЭП применяется для:

• подтверждение ознакомления с материалом;
• запись об инструктаже и проверке знаний;
• подтверждение участия в практической части;
• запись электронного журнала;
• утверждение документа руководителем, если функция прямо предусмотрена;
• итоговый пакет группового мероприятия, подписываемый инструктирующим;
• согласие с правилами и заявлениями

2.2. ПЭП не используется, когда закон требует иной вид подписи или специальную форму.

3. Идентификация и ключ

3.1. Ключ ПЭП привязан к номеру мобильного телефона, указанному Заказчиком или подписантом. Без закреплённого номера подпись в Сервисе не формируется. Подпись формируется одним из способов подтверждения (часть 2 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — посредством кодов, паролей или иных средств):

• вызов со своего номера — подписант нажимает кнопку на экране подписания и совершает вызов на номер, указанный Сервисом; соединение не требуется, вызов завершается автоматически. Сервис определяет номер вызывающего абонента и сверяет его с закреплённым номером;
• ввод одноразового кода, доставленного Сервисом на закреплённый номер. Код доставляется входящим телефонным вызовом (кодом служат цифры номера вызывающего абонента; отвечать на вызов не требуется) либо коротким текстовым сообщением (SMS).

Перечень способов, предлагаемых подписанту на экране подписания, и очерёдность их предложения определяются технической доступностью на его номере в момент подписания. Каждый из способов подтверждает, что подпись сформирована владельцем закреплённого номера. Одноразовые коды формирует и проверяет Сервис.

3.2. Связь подписанта с номером устанавливается по данным Заказчика и Персональной ссылке.

3.3. Заказчик отвечает за первоначальную корректность данных; подписант подтверждает контроль номера способом по пункту 3.1.

3.4. Запрос подтверждения действует не более 5 минут, используется один раз и только для конкретного действия. Повторная отправка возможна не чаще одного раза в 45 секунд; после 5 неверных вводов кода подписание блокируется.

4. Процедура подписания

Сервис отображает документ или Запись и позволяет открыть полный текст.

Сервис сообщает, что подтверждение является электронной подписью, и указывает последствия.

Подписант, ещё не принимавший Правила ПЭП, принимает их до первой подписи (п. 1.3).

Сервис запрашивает подтверждение владения закреплённым номером способом по пункту 3.1.

Подписант подтверждает операцию в срок: совершает вызов либо вводит полученный код.

Сервис проверяет результат подтверждения и формирует доказательственный пакет.

Содержание подписываемого документа при любом способе подтверждения отображается в Сервисе до запроса подтверждения.

Подписанная версия блокируется от незаметного изменения; исправление выполняется новой записью.

5. Доказательственный пакет

5.1. В доказательственный пакет Записи входят:

• идентификатор подписанта и роль;
• номер телефона, на который направлено подтверждение, и идентификатор доставки (в выгрузке номер маскируется);
• применённый способ подтверждения;
• дата и время отправки, подтверждения и проверки;
• идентификатор, версия и хеш подписанного документа;
• текст заявления перед подписью;
• версия Правил ПЭП;
• идентификатор сессии подтверждения;
• IP-адрес устройства подписанта на момент подписи;
• результат проверки и неуспешные попытки

5.2. Код подтверждения не хранится ни в открытом виде, ни в виде хеша: после подписи сохраняются идентификатор и статус сессии подтверждения.

6. Равнозначность и пределы

6.1. Стороны признают подписанные по Правилам электронные документы равнозначными бумажным с собственноручной подписью в отношениях между ними, если закон не требует иного.

6.2. Распечатка является представлением электронного оригинала, который хранится с доказательственным пакетом.

6.3. Подтверждение теории не подтверждает практическую часть; итоговая Запись формируется после всех этапов.

7. Электронные журналы и состав Записи

7.1. Заказчик самостоятельно определяет допустимость электронной формы конкретного журнала, принимает локальный акт и соблюдает отраслевые требования.

7.2. Оператор предоставляет программный инструмент и не подменяет лицо, ответственное за ведение журнала.

7.3. Поддерживаемые журналы и реестры перечислены в Личном кабинете Объекта. Для каждого вида установлен обязательный состав полей и подписей.

7.4. Запись содержит:

• Заказчика и Объект;
• вид мероприятия и основание;
• ФИО и должность Участника;
• инструктирующего или ответственного;
• дату и время этапов;
• версию программы и материала;
• результат теста или статус;
• подтверждение практической части;
• электронные подписи;
• связанные документы;
• идентификатор и хеш;
• историю исправлений.

7.5. Одно групповое Мероприятие может включать нескольких Участников с общей практической частью и индивидуальными Записями; теория и подпись каждого Участника фиксируются индивидуально.

7.6. Инструктирующий может одной ПЭП подписать итоговый пакет со списком Участников и хешами индивидуальных Записей.

7.7. Отсутствовавший Участник исключается из Мероприятия и направляется в другое; автоматическая отметка отсутствовавшего не производится.

8. Жизненный цикл и исправление Записи

8.1. Запись проходит следующие статусы:

8.2. Завершённая Запись не редактируется способом, скрывающим первоначальное содержание.

8.3. Исправление создаётся отдельной записью со ссылкой на исходную, причиной, исправленными сведениями, автором и подписью.

8.4. Аннулирование не удаляет доказательственную историю, если она нужна для достоверности или защиты прав.

9. Выгрузка и архив

9.1. Заказчику доступна выгрузка в формате docx:

• журнала учёта противопожарных инструктажей с реестром доказательств ПЭП (способ подтверждения, маскированный номер, идентификаторы сессий, IP-адрес, неуспешные попытки);
• журнала эксплуатации систем противопожарной защиты;
• комплекта практической части Мероприятия.

9.2. Выгрузка является представлением электронного журнала. Юридически значимой остаётся электронная Запись с доказательственным пакетом.

9.3. После прекращения Подписки Объект переводится в Архивный режим на условиях пункта 15.7 Оферты; выгрузка Записей остаётся доступной бесплатно в течение срока Архивного режима, затем Записи удаляются вместе с Объектом. Доказательства подписания хранятся отдельно в сроки, указанные в разделе 3 Политики.

9.4. Функция «Собрать комплект» формирует документы и историю на основании данных Сервиса. Комплект не гарантирует прохождение проверки и не подтверждает фактическое состояние объекта вне системы.

10. Обязанности подписанта

• использовать собственный номер и устройство;
• не передавать код, телефон или ссылку;
• не совершать вызовы подтверждения и не вводить коды по запросам, которые подписант не инициировал;
• проверять содержание до подтверждения;
• немедленно сообщать о смене номера, утрате устройства или подозрении на доступ;
• не подписывать недостоверную запись

11. Компрометация и спор

11.1. До уведомления о компрометации подпись презюмируется совершённой владельцем закреплённого номера, если технические данные не свидетельствуют об ином.

11.2. Спор направляется Заказчику и Оператору на legal@normatica.tech. Дальнейшее подписание может быть заблокировано.

11.3. Оператор предоставляет доказательственный пакет в допустимом законом объёме.

12. Срок и прекращение

12.1. Согласие действует до прекращения отношений или отзыва на будущее; ранее подписанные документы сохраняют силу.

12.2. После отзыва новые документы подписываются другим согласованным способом.

12.3. Сроки хранения доказательств подписания и технических журналов установлены разделом 3 Политики обработки персональных данных. Срок хранения самого журнала определяет Заказчик с учётом вида документа и законодательства.

13. Текст акцепта

«Я принимаю Правила применения простой электронной подписи. Понимаю, что подтверждение владения моим номером — вызовом либо вводом одноразового кода — будет моей электронной подписью под указанным документом».